Automatización de procesos en Excel: robots de softwares para excel

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Con la automatización de procesos en excel tu puedes hacer más eficientes tus departamentos de tu empresa, como finanzas, RR.HH., ingenieería, etc.

Puede aprovechar la automatización de procesos robóticos y la inteligencia artificial dirigida.

Robotic Process Automation (RPA).

En la era de la automatización, las organizaciones están adoptando nuevas tecnologías como la automatización de procesos por robots (process automation – RPA), mediante bots y también la inteligencia artificial para acrecentar la eficacia y mecanizar los procesos. Cualquier proceso repetible de alto volumen, impulsado por reglas comerciales, califica para la automatización.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS EN EXCEL

Por qué emplear RPA, hasta detalles sobre de qué manera diseñar las soluciones de forma más eficaz y Consiga el máximo partido de su inversión.
A continuación se muestra una vista anterior de este tema en su totalidad:

Parte 1: Por qué razón RPA no es VBA

Parte 2: Consideraciones de diseño para la estabilidad

Parte 3: Publicación para cooperación

Parte 4: ¿Hacer click o bien no hacer click?

Es verdaderamente sorprendente meditar en la prevalencia de Microsoft Excel en empresas grandes y pequeñas, y en de qué manera incontables procesos comerciales de misión crítica dependen de las hojas de cálculo.

Las encuestas estiman que más del 80% de las compañías usan MS Office y Excel.
¿Y muchos de el resto? Bueno, probablemente empleen programas de hojas de cálculo de la competencia, como Google Sheets.

Entonces, ¿qué debe ver todo esto con RPA? Es simple: debido a la apabullante prevalencia de los procesos comerciales basados ​​en Excel, probablemente halle buenos aspirantes para la automatización que implican hojas de cálculo, ¡y eso no debería atemorizarlo! Aunque las hojas de cálculo son notoriamente débiles, si tiene en cuenta ciertas recomendaciones de diseño simples, puede mecanizar los procesos pesados ​​de Excel usando RPA con un alto grado de confianza y estabilidad.

Primero vamos a un tema que se centra en el empleo de RPA para mecanizar procesos en Excel; cubriremos todo, desde en qué momento y por qué razón emplear RPA, para conseguir detalles sobre de qué manera diseñar de modo más eficaz las soluciones.

Parte 1: Por qué razón RPA no es VBA

Si ha estado en el bulto de productos de Microsoft Office a lo largo de cierto tiempo en un ambiente profesional, probablemente haya venido a través del código “VBA”.

Y si está actualizado con las últimas tecnologías empresariales, verá el gran auge de la Automatización de Procesos por Robótica (RPA) y los Software de robots .

Entonces, empecemos con ciertas definiciones simples.

  • VBA, o bien Visual Basic para Aplicaciones, es fundamentalmente un jerga de programación creado particularmente para aplicaciones de Microsoft Office.
  • RPA, o bien Robotic Process Automation, es una tecnología que incorpora software de robots o bien trabajadores digitales para ejecutar grandes volúmenes de labores repetibles.

Es posible que esté habituado al empleo pintoresco de VBA: macros en Excel que ejecutan una serie de pasos o bien funciones con el click de un rama.

Se podría afirmar que VBA ha tolerado a los usuarios mecanizar labores manuales interiormente de Excel y las aplicaciones de MS Office a lo largo de muchos abriles.

Bueno, ¿qué hay de nuevo y diferente en la automatización con RPA? La contestación primordial es utilidad .

Cuando VBA tiene un extensión prohibido a una aplicación como Excel, prácticamente puede meditar en RPA como una macro que puede ejecutarse en cualquier aplicación con la que un sucesor humano interaccione en un proceso comercial.

VBA reluce interiormente los procesos de MS Office, mas RPA puede resaltar en todas y cada una de las aplicaciones.

Entonces, ¿en qué momento tiene sentido emplear cada opción alternativa? para asistir en un proceso comercial?

a) VBA podría ser una buena opción si .

  • La recopilación o ingresos de datos los pasos han de ser manuales
  • Pocos usuarios están colaborando

Este es un empleo capaz de VBA por el hecho de que todos y cada uno de los pasos del proceso están contenidos en Excel y requiere la entrada manual de datos.

b) Si bien RPA podría ser una opción mejor si…

  • Para la recopilación de información de datos o bien los pasos de entrada podría automatizarse
  • Excel es solo parte del proceso y es preciso emplear otras aplicaciones
  • Muchos usuarios están colaborando

Asimismo, piense en un proceso empresarial que se ajuste a este molde.

Esto está acoplado en la timonera de RPA, que puede resumir los datos del sistema de origen, añadirlos a una plantilla en Excel, efectuar clasificación / filtrado / descomposición conforme sea preciso, anunciar el documentación en un repositorio central y informar a todos y cada uno de los receptores en el equipo.

¿RPA y VBA se pueden emplear juntos en un proceso comercial?

¡La contestación es sí! La RPA está destinada a efectuar exactamente los mismos pasos que un actor humano, con lo que de la misma manera que un humano puede hacer click en un rama en Excel para ejecutar una macro, un bot que ejecuta un script RPA del mismo modo puede ejecutar código VBA.

Por ejemplo, RPA se puede emplear para resumir datos de un sistema de origen y transformarlos en una plantilla de Excel, entonces VBA se puede emplear para clasificar / filtrar / manipular, y por último RPA se encarga de llenar el proceso publicando el volumen de trabajo y avisando al partes relevantes por correo.

RPA es una tecnología emergente del futuro, en cambio VBA es de hace varias décadas

Las empresas empresas andan buscando tecnologías que las hagan más competitivas sobrepasando a sus competidores.

Parte 2 – Consideraciones de diseño

a) Cree plantillas

Empezando, debe crear versiones de las plantillas pilares de las hojas de cálculo usado en sus procesos de negocio.
Este es el aspecto más critico para saber si de qué manera las automatizaciones están diseñadas para marchar dentro de Excel.

No acepte que puede recoger de forma eficiente las hojas de cálculo que se hallan en nuestros días en los escritorios de los usuarios y conectar un bot de RPA para interaccionar con ellos …no es tan simple.

Será mucho mejor que dedique un tiempo de análisis a las hojas de cálculo del estado actual (¿los diferentes usuarios tienen formatos sutilmente diferentes?), Determine de qué manera debería verse un formato estandarizado y consígalo creado ya antes de con

Antes de cualquier automatización, necesita llegar a un acuerdo de los más experimentados sobre un formato único y también instaurarlo como la Plantilla Dorada en el futuro.

b) Y no olvide resguardar esas plantillas

Además de eso, puede resguardar con clave de acceso la estructura de los libros de trabajo, como cada una de las hojas de trabajo.
De esta forma, minimizará el peligro de que las cosas cambien en las plantillas y, por su parte, provoquen fallos en los procesos en ejecución de los RPA Bots.

Luego, al desarrollar los scripts de RPA como una mejor práctica, se puede señalar a los Bots que desbloqueen / bloqueen las hojas de cálculo ya antes y después de llenar los pasos relevantes del proceso.

De hecho, esas claves de acceso se deben guardar de forma segura.

Recuerda esto…

Excel presenta ciertos retos únicos en comparación con la automatización de procesos que emplean aplicaciones empresariales, mas con un tanto de análisis cauteloso y rigor de diseño desde el comienzo, puede crear procesos totalmente efectivos y estables utilizando RPA con hojas de cálculo de Excel.

Parte 3 Publicación para colaboración

Compartir es probar interés

Entonces, ¿qué pasa con todos estos millones de hojas de cálculo que se crean todos y cada uno de los días? ¡Se están compartiendo, como es natural!

Quizás un equipo de empleados divide los datos en una hoja que representa su relación de trabajo, o bien tal vez hay un punto de trasferencia de persona a persona mientras que convierten los datos sin procesar en informes significativos para un exploración más detallado.
Cualquiera que sea el caso, los procesos requieren cooperación.

Hay ciertos trucos que puede emplear al mecanizar procesos basados ​​en Excel utilizando RPA que van a facilitar enormemente la capacidad de conjuntos de usuarios para cooperar en hojas de cálculo.

Manteniéndolo interiormente de la comunidad 

  1. Configurar un lugar de SharePoint

Hay un montón de Existen opciones de repositorio de documentos, mas en labras de la simplicidad, nos vamos a centrar en las más frecuentes en SharePoint, que como es natural marcha muy admisiblemente con MS Excel.

Querrá configurar un lugar separado para cada dispositivo de negocio (por
ej., Automatizaciones del equipo de crédito) y una biblioteca de documentos (*3*) para cada proceso / comunidad de procesos (por servirnos de un ejemplo, proceso de recordatorios de compilación).

Esto le va a dar el inmovilidad adecuado de granularidad sin demasiado esmero de mantenimiento.

  • Crear permisos y roles

Cualquier lugar de SharePoint va a venir con ciertos papeles en serie listos para emplear.
Si está de pacto con conceder comunicación a todo el lugar (dispositivo de negocio), puede crear los papeles a nivel del lugar.

Si precisa que los niveles de comunicación cambien conforme la biblioteca de documentos (proceso), va a deber crear papeles concretos del proceso.
Mi recomendación es la próximo para el “Proceso 1” ficticio:

  • Paso 1 – Control total 

(*3*)Configure este rol con permisos completos, entonces asígnelo a un solo dueño de proceso más las cuentas de Bot

  • Paso 2- Contribuir 

(*3*)Configure este rol con niveles de permiso de lección / escritura en serie, entonces asígnelo a cualquier líder de equipo

  • Paso 3- Lite 

(*3*)Configure este rol con un permiso inapreciable de lección / escritura niveles, entonces asígnelo a cualquier becario final(*3*)Importante – asegúrese de DES-SELECCIONAR el ” Utilice el permiso de “Funciones de integración del usuario” …
verá por qué razón en breve

  1. Configurar la comunicación de la seguridad

Una vez que haya configurado una biblioteca de documentos y niveles de permisos / papeles definidos por proceso, va a estar en buena forma para empezar a resguardar los documentos.
Una estructura de carpetitas habitual para la automatización de un proceso podría estar de este modo …

  • Plantillas

La parte 2 de la serie de weblogs charló sobre la relevancia de las plantillas doradas …
este es el espacio donde guardará toda la información y/o  productos que el bot precisa para llenar su trabajo.(*3*)Querrá la seguridad más rigurosa en esta carpeta; limítese al comunidad “Control total”

  • Panorama

Aquí va a ser donde el Bot publicará las hojas de cálculo de salida a fin de que los usuarios finales dejen la cooperación.
Puede estimar dividir esta carpetita más por plazo, dependiendo de la frecuencia del proceso. subcarpetas 2020-uno, 2020-dos, etc.(*3*)Asignará los conjuntos “Control total”, “Contribuir” y “Lite” a todos y cada uno de los comunicación a esta carpetita, con sus respectivos niveles de permisos variables

  1. Utilice Excel en términos

Una demarcación presente secreto para cooperar en Los documentos de Excel son la capacidad de que las acciones de los usuarios simultáneos entren en enfrentamiento entre sí.
Esto puede generar resultados imperfectos, singularmente si los usuarios descargan los documentos a su usuario MS Excel en sus máquinas.

Una técnica de mitigación esencial es hacer cumplir el empleo de Excel On-line, que abre la hoja de Excel de forma directa en el navegador desde SharePoint y conserva la veterano parte de la funcionalidad.

Por dar un caso, en la implementación al configurar permisos de becario “Lite”, en tanto que esos usuarios ni tan siquiera van a ver la opción para aclarar la hoja de cálculo en el usuario de Excel.

De esta forma, los cambios en el documento se van a guardar y van a ser perceptibles para todos y cada uno de los usuarios simultáneos de inmediato con poco riesgo de sobrescribir / entrar en enfrentamiento con los cambios.

¡Pruébalo! 

Entonces, me agradaría que compartamos experiencias. Mi reto para el leedor es probar estos consejos: configurar un lugar de prueba de SharePoint y crear un flujo de trabajo simple que publique un fichero de Excel.

¡Me encantaría conocer su opinión sobre de qué manera marchan estas recomendaciones de cooperación en su ambiente!